Devem ser registradas informações tanto gerenciais quanto descritivas, como nome e número do coletor, informações taxonômicas, botânicas, data da coleta, ambiente onde o espécime foi coletado, detalhes do local da coleta, entre outras observações que sejam necessárias sobre a coleta, e informações obtidas da caracterização do material. Para o registro do acesso em banco ou coleção de germoplasma no sistema Alelo Vegetal, são necessários no mínimo a taxonomia, a forma de obtenção do acesso, data de entrada e código local da coleção. A partir do registro, o acesso recebe um número único de identificação (código BRA) que possibilita vincular informações de geolocalização, coleta, detalhes de processos de melhoramento, tipos de uso e denominações do acesso, entre outros, assim agrupados como dados de passaporte. O sistema Alelo Vegetal ainda permite agregar valores de caracterização e avaliação (descritores morfológicos, agronômicos, moleculares), dados de manejo e indicadores de conservação (sementes in vitro, plantas no campo, etc.), como poder germinativo, peso, quantidade. Além disso, permite documentar o acesso por meio de arquivos descritivos e imagens. Créditos Embrapa.